sgs-japan : today

WEB担当の小池です(^^;

先日は紙に印刷→ご記入→FAXで送信という「ご注文依頼書」を作りホームページにUPしました。あれからまだ数日しか経っていないのですが、この書式を使ってのご注文も届くようになり、びっくりするやらありがたいやら･･･。感謝しております。
　　　　　　　　　　　　　
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「何かしらの反響があった」ということで気を良くして、この改良版に取り組んでいます。で、今回改良？された点。

(1)印刷ボタンの設置
押すことで、紙に印刷したり、ファイルとして出力できます。

(2)取消しボタン
記入した内容を削除する取消ボタンを作りました。ただしお名前やご住所、電話番号などは、そのままにしました。注文内容を消す度に、お名前や住所をまた書くのはメンドウではないかと思ったからです。

(3)送信ボタン
書かれた内容を、電子メールで当社にお送りいただくためのものです。「インターネットの常時接続」という環境にある方には便利と思います。

(4)ホームページ･オンラインカタログへのリンク
ご記入いただく際、当社のホームページを参照したいときにご利用ください。定番品の価格を調べたりセール品の確認などにお使いいただけます。

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ところで、電子メールで送られるのはAdobe社の設定で、データだけ。だからケシカランというニュアンスで先日は書きましたが、これ非常に「賢いやり方」だということが、自分なりにわかりました。

例えば、このテスト版のPDFのサイズは100KB以上あります。メールで送るにはやや大きなサイズです。ところがこのフォーム(いわいる書式）の中身といえば、データの位置や、使用するフォントの種類、サイズ、色。また単価X数量を小計の欄に入れる。入力文字数が多い場合は、それに合わせて文字サイズを加減する、といったデータそのものよりもそのデータの見栄えを良くするものが殆どを占めます。その一方で、例えばご注文をしたい方がこの表を全て埋めて記入しても、データの量は全体の1-2％になるかならないかです。

実際にこの注文書をメールで送信しても、やり取りするのは数キロのデータだけ。メールシステムへの負担も小さくて済みます。

ところが送り手や受け手がそれらを閲覧するときにはデータの入る箱(フォーム）をWEBから取り込み表示するため、フォームとデータの両方を送ったと同じことになる　という仕組みです。｢なるほど　すごい｣と思いませんか？

すごいとも思わないし、何を言っているのか分からない　ですって？！。
一人で興奮してしまい、失礼いたしました。まあ「なにか新しいことが自分なりに分かったということで、ささやかな喜びに浸っているWEB担当Ｋさん」と　やや離れたところから眺めていてください。

テスト版の注文書は、右のリンク欄にあります。試用してのご感想お待ちしています。

　最近はメールやFAXでのご注文が多くなっています。24時間受信できること。間違えが少なくなること、双方に記録が残ることなどの点で大変助かっています。

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ところでFAXに関しては、これまで決まった書式もなかったのですが、ご要望も多く、このたび印刷してお使いいただけるFAX用の書式を作成しました。

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どうせ作成するならば、（1）手書きだけでなく、キーボードで入力できるようにしたい。（2）品番などには桁数の多いセール品番もあるので、入力数で文字サイズを自動的に調整する（＝多くの桁が入る）ようにしたい。（3）単価と数量を入れると金額が集計できるような簡易計算機能もつけたい。などあれこれ試してみたのですが、最後に大きな問題が･･･

なんと、キーボードを使って記入した注文書の控えを手元に残したい（＝パソコンに保存）という段階になって、警告文が目に飛び込んできました。

「このフォームに入力したデータは保存できません。　記録を残したい場合は、入力済みのフォームを印刷してください」　

え〜　そ・そんな。

知っている方に聞いてみたら、Adobe社の設定（つまりアクロバット・リーダーは読むだけで、PDFが作成できない）でこうなっているとのこと。　そこまでは分からなかったです(^^;

♪♪それでもなんとかパソコンに保存する♪♪

パソコンにモデムが付いている場合、印刷→プリンタの名前でFAXを選ぶとそのままFAX送信が出来ますし、送信したFAXの記録は スタート→プログラム→アクセサリ→通信→FAX→マイFAX→SentFaxesのホルダーに保存されます。

ところがモデムがない場合、入力したものを一旦紙に印刷し、FAXの機械で送るのはいいのですが、その控えはその紙を取っておく以外に方法はないのでしょうか？

結論からいうと、「ファイルとして保存」し、あとでそれを見ることができます。

(1）記入し終わったら、インターネット・エクスプローラーのツールバー ファイル→印刷→プリンタ名でFAX、あるいはMicrosoft Office Document Image Writerを選択し、ファイルへ出力のダイヤログ（空欄）にチェックを入れる。印刷範囲は「すべて」を選択。

(2）OKを入れると出力先ファイル名の空欄がでますので、たとえば SGS0514 と入力。　5/14にSGSへ注文した分というような意味です。

(3) デスクトップにこの名前のファイルができますので、フォルダーを作ってこの中に入れておけば、あとで参照ができます。

(4) これで大丈夫かというとそうでもありません。このファイルを開く(見る）のに　何のアプリケーション（プログラム）を使えばいいのか？

画像で保存されているようなのでイロイロなプログラムでトライしてみました。Windows 95/98,NT,2000ならImaging Preview。WindowsXPですと、Windows Picture & Fax Viewerというソフトが入っていますのでこれを選択すればよいようです。Quick Time PlayerでもOK。

ということで、ファイルへの出力の時にtif(またはtiff）という拡張子を付けてください。（例　SGS0514.tif）
これで　保存したものを後で見て確認することもできます。（メールの添付ファイルで送信することもモチロン可能。

FAXの注文書1枚つくるのでもなかなかの一仕事。